प्रश्न- कम्प्यूटर प्रोसेसिंग फाइलों को समझाइये।

उत्तर -

कम्प्यूटर में विभिन्न प्रकार की फाइलों का उपयोग किया जाता है। फाइलों को उनकी उपयोगिता के अनुरूप अलग-अलग नामों से जाना जाता है।

कम्प्यूटर में प्रयुक्त होने वाली विभिन्न फाइलों का वर्णन निम्नलिखित है-

1. मास्टर फाइल (Master File) - मास्टर फाइल में अधिकतर स्थायी सूचनायें जैसे नाम, पते, कोड, सांख्यिकी सूचनायें बकाया राशि इत्यादि के सम्बन्ध में जानकारी रखी जाती है। मास्टर फाइलों में किसी संस्था के क्रियाकलापों से सम्बन्धित डाटा स्थायी तौर पर संग्रहित होते हैं। ये फाइलें बनने के बाद कभी भी खाली नहीं रहती हैं। इन्वेन्ट्री बुक, कस्टमर एड्रेस बुक, परचेज बुक इत्यादि मास्टर फाइलों के उदाहरण हैं। इन फाइलों में डाटा के कुछ भाग निश्चित होते हैं तथा कुछ भाग लगातार ट्रांजैक्शन से अपडेट होते रहते हैं। मास्टर फाइलों को अपडेट करने के लिए उनमें रिकॉर्डों को जोड़ा जाता है, रिकॉर्डों को डिलीट किया जाता है या फिर उनके रिकॉर्डों में आवश्यक परिवर्तन किये जाते हैं। कई ऐसे प्रोग्राम होते हैं जिन्हें कम्प्यूटर पर बार-बार चलाना पड़ता है, इसके लिए प्रायः मास्टर फाइल बनाई जाती है जो कि उस प्रोग्राम में प्रयुक्त डाटा की पूरी सूचना रखती है। उदाहरणार्थ, वेतन सम्बन्धी प्रमुख फाइल में प्रत्येक कर्मचारी से सम्बन्धित सभी स्थायी जानकारियाँ जैसे नाम, पता, पद, अनुभव, मूल वेतन, महँगाई भत्ता, मकान किराया भत्ता, वेतन कटौती इत्यादि मास्टर फाइल में रखी जाती हैं।

मास्टर फाइलें निम्नलिखित दो प्रकार की होती हैं -

(i) रेफरेन्स अथवा स्टेटिक मास्टर फाइल (Reference or Static Master File) - इस फाइल में किसी संस्था के वैसे इन्टिटी को संग्रह किया जाता है, जो स्थायी या अर्द्धस्थायी प्रवृत्ति वाली होती हैं। जैसे, उत्पादों, ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और कर्मचारियों के नाम परिवर्तित नहीं होते हैं।

(ii) डायनामिक मास्टर फाइल (Dynamic Master File) - डायनामिक मास्टर फाइल में संस्था के ऐसी इन्टिटी का संग्रह करते हैं, जिनका व्यापार में सकर्मक महत्व होता है। जैसे, इन्व्यॉसिंग फाइल, परचेज ऑर्डर, प्राइस लिस्ट इत्यादि का सकर्मक महत्व है।

2. ट्रान्जेक्शन फाइल (Transaction File) - ट्रान्जेक्शन फाइल प्रारम्भिक दस्तावेजों के एकत्रीकरण द्वारा बनाई जाती है। यह फाइल प्रारम्भिक दस्तावेज घटनाओं, तथ्यों तथा सौदों को रिकॉर्ड करके तैयार की जाती है। दस्तावेजों का एकत्रीकरण कब और किस प्रकार किया जायेगा यह प्रोसेसिंग के प्रकार पर निर्भर करता है। उदाहरणार्थ, बैच प्रोसेसिंग में सौदे एक निश्चित समय अन्तराल तक एकत्रित किये जाते हैं तथा उस अवधि के अन्त में ट्रांजेक्शन फाइल को तैयार किया जाता है।

व्यापारिक गतिविधियों द्वारा सृजित किए गए डाटा को ट्रांजेक्शन कहते हैं। ट्रांजेक्शन फाइलें वे फाइलें होती हैं, जिनमें व्यापारिक गतिविधियों से सम्बन्धित डाटा को फाइनल प्रोसेसिंग से पूर्व स्टोर किया जाता है। ट्रांजेक्शन फाइल को बिल्कुल अस्थायी रूप से भी बनाया जाता है तथा यह तभी तक अपने अस्तित्व में रहती है, जब तक कि मास्टर फाइल के आवश्यक डाटा को अपडेट नहीं कर लिया जाता है। इस फाइल में दैनिक व्यापारिक गतिविधियों से सम्बन्धित डाटा को प्रोसेस करने से पूर्व स्टोर किया जाता है तथा इन ट्रांजेक्शन डाटा का प्रयोग मास्टर फाइल को अपडेट करने के लिए किया जाता है या फिर लेखा परीक्षा के लिए किया जाता है। विदित हो कि ट्रांजेक्शन फाइल के प्रोसेसिंग के पश्चात् इसे पुनः प्रारम्भ किया जाता है और फिर इसमें डाटा को रिकॉर्ड किया जाता है। ग्राहकों के डिटेल्ड ऑर्डर्स, उत्पादों की कीमतों में हुए परिवर्तनों का पूर्ण विवरण आदि ट्रांजेक्शन फाइलों के उदाहरण हैं। ट्रांजेक्शन फाइल में ऐसी सूचनायें रखी जाती हैं जो कि अस्थायी रूप से प्रोसेसिंग हेतु आवश्यक होती हैं। ये सूचनायें तुलनात्मक रूप से कम समय के लिये ही उपयोगी होती हैं। अधिकतर मास्टर फाइलों को अपडेट करने के बाद ट्रांजेक्शन फाइलों की उपयोगिता समाप्त हो जाती है।

3. बैकअप फाइल (Backup File) - डाटा का प्रत्येक संस्था के लिए काफी महत्वपूर्ण होने के कारण इनकी सुरक्षा आवश्यक होती है। इसी वजह से संस्था में महत्वपूर्ण फाइलों (डाटाबेस एवं प्रोग्राम फाइलों) की बैकअप कॉपी बनाई जाती है। जब ओरिजिनल फाइलें खराब हो जाती हैं तो उनके डाटा को बैकअप फाइलों से रिकवर कर लिया जाता है। बैकअप फाइल किसी भी फाइल की प्रतिलिपि को कहते हैं। महत्वपूर्ण फाइलों की प्रतिलिपि फाइल के रूप में कम्प्यूटर स्टोरेज में रखते हैं। यदि मास्टर फाइल को कोई क्षति पहुँचती है तो उस समय इस बैकअप फाइल का उपयोग करके प्रोसेसिंग कर सकते हैं। डाटा की सुरक्षा हेतु डाटा को इन्क्रिप्ट कर दिया जाता है। इन्क्रिप्शन टेकनीक डाटा को प्लेन टेक्स्ट से सिफर टेक्स्ट में परिवर्तित कर देती है, जिससे डाटा अपठनीय हो जाता है। इन्क्रिप्टेड डाटा को पुनः उनके वास्तविक रूप में वापस लाने के लिए डिक्रिप्शन टेकनीक का प्रयोग किया जाता है।

ओरिजिनल फाइलों की बैकअप फाइलें बनाने के लिए इन्क्रीमेन्टल डम्पिंग तकनीक को प्रयोग किया जाता है। जिससे किसी भी सिस्टम की सभी फाइलों का साप्ताहिक या मासिक अंतराल पर डम्प लिया जा सके।

4. रेफरेन्स फाइल (Reference File) - रेफरेन्स फाइल में अन्य दूसरी फाइलों के रिकॉर्डों की 'की' रखी जाती है जिससे कि आवश्यकता पड़ने पर सम्बन्धित फाइल में से उपयोगी रिकॉर्ड को तुरन्त ढूंढा जा सकता है। उदाहरण के लिये, एक लाइब्रेरी में किसी विषय से सम्बन्धित उपलब्ध पुस्तकों के नामों की सूचियाँ, जिस फाइल में हैं, उनके स्थान के अनुसार रखते हैं, उसे हम रेफरेन्स फाइल कहते हैं। इस फाइल की सहायता से किसी भी पुस्तक को आसानी से ढूँढ़ा जा सकता है।

5. समरी फाइल (Summary File) - समरी फाइलों में अन्य फाइलों से लिए गए डाटा को संक्षिप्त स्वरूप में स्टोर किया जाता है।

6. ऑडिट फाइल (Audit File ) - ऑडिट फाइलें, एक खास तरह की ट्रांजेक्शन फाइलें होती हैं। एक ऑडिट फाइल ट्रांजेक्शनों को सिस्टम में घटित होने के साथ ही रिकॉर्ड करती हैं, अतः इसे ऑडिट ट्रेल भी कहते हैं।

7. ऐतिहासिक फाइल (Historical File) - ऐतिहासिक फाइल में किसी विषय से सम्बन्धित सांख्यिकीय अथवा अन्य जानकारियाँ समयानुसार क्रमवार रखी जाती है। इनका उपयोग भविष्य में तुलनात्मक अध्ययन में होता है।

8. इन्डेक्स फाइल (Index File) - वे फाइलें जो डाटाबेस के रिकॉर्डों के एड्रेसों को सेकण्डरी स्टोरेज पर स्टोर करके रखती हैं, ये इन्डेक्स फाइलें कहलाती है। ये डाटाबेस में सर्च ऑपरेशन को तेजी से सम्पादित करने में सहायता करती हैं।

9. प्रोग्राम फाइल (Program File) - प्रोग्राम फाइलों में किसी एप्लीकेशन विशेष के कार्यों को सम्पादित करने के लिए प्रोग्राम कोड को स्टोर किया जाता है, जो उच्चस्तरीय भाषा में सृजित किये जाते हैं।

10. वर्क फाइल (Work File) - मास्टर फाइल और ट्रांजेक्शन फाइल को छोड़कर ऐसी अन्य फाइलें जो व्यापारिक डाटा को प्रोसेस करने के लिए आवश्यक होती हैं, वर्क फाइलें कही जाती हैं। इन फाइलों का प्रयोग यूटिलिटीज जैसे सॉर्ट/मर्ज द्वारा होता है या फिर ये फाइलें कम्प्यूटर प्रोग्राम में निम्न स्तर पर इन्टर प्रोसेस फाइलों के रूप में उपयोग की जाती हैं। ये फाइलें प्रोसेसिंग के समय ही बनती हैं और स्वतः डिलीट होती रहती हैं।

11. रिपोर्ट फाइल (Report File ) - रिपोर्ट फाइलें अन्य फाइलों पर प्रोसेसिंग के उपरान्त प्राप्त सूचना को व्यवस्थित एवं लघु रूप में प्रस्तुत करके तैयार की जाती हैं। एक निर्माणी संस्था में व्यर्थ घोषित सामग्री के विवरण एवं क्षेत्रवार विक्रय के विस्तृत विवरण रिपोर्ट फाइल में आते हैं।

...Prev | Next...